مهم‌ ترین اصول فرایند سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک به معنای اولویت بندی تمام امور سازمان و وظایف کارکنان، به صورت مستند و مکتوب می باشد. مهم ترین دلیل اهمیت آن برای کسب و کارهای کوچک، شفاف سازی و یکپارچه کردن کارها با توجه به اهداف سازمان است تا امکان بررسی و مدیریت بهتری وجود داشته باشد.

در این فرایند، برای آماده سازی و بهبود شرایط از ابزارهای مختلفی مانند نرم افزار باشگاه مشتریان یا نرم افزار CRM و سایر برنامه ها استفاده می گردد؛ در نتیجه سازماندهی و مدیریت امور بهبود پیدا می کنند و نقش مدیر تا حد امکان برای پیشبرد فرآیندها و وظایف کارکنان کاهش می یابد.

چرا سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک ضرورت دارد؟

سیستم سازی کسب و کار سبب آگاه سازی کارکنان و مقیاس بندی شاخص های کلیدی آن می گردد تا تمام وظایف به صورت شفاف و یکپارچه انجام شوند. همچنین با توجه به اهداف و چشم اندازهای سازمان می توان تمامی فرایندها را بررسی و مدیریت کرد.

مراحل اجرایی فرایند سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک

فرایند سیستم سازی کسب و کارهای کوچک به صورت گام به گام و مرحله به مرحله در ادامه مطرح شده است.

1. اولویت بندی انجام کارها

در قدم اول برای سیستم سازی کسب و کار، باید تمام امور مجموعه را مورد بررسی و اولویت بندی قرار داد تا تما کارهایی فوری، مهم و غیر‌ضروری شناسایی شوند و موارد غیر‌ضروری حذف شوند. از سوی دیگر امور مهم و ضروری طبق برنامه و زمان تعیین شده برنامه ریزی شوند.

2. مستند سازی امور تعیین شده

گام دوم در فرایند سیستم سازی، مستند سازی وظایف و امور سازمانی مهم است که با بررسی حوزه مربوطه و متخصصین آنها ثبت می شوند. به عنوان مثال با توجه به اصول فروش محصولات و ارائه خدمات در هر بخش، باید مسئولان مربوطه به همراه وظایفی که دارند به طور صحیح تعیین گردند.

3. بهبود فرایند امور

با مستندسازی امور کسب و کارهای کوچک و ارائه هر کدام به مسئول اجرایی مربوطه، امکان بررسی شاخص های کلیدی فرایند سیستم سازی در جهت اهداف و بهبود آنها، فراهم می گردد.

4. واگذاری امور به متخصص مربوطه

در سیستم سازی کسب و کارهای کوچک، باید تمامی امور مشخص شده را به متخصص مربوطه واگذار کرد تا از نظر دانش فنی و اجرایی، عملکرد بهتری داشته باشد. این اقدام باعث می شود که مسیر کاری به درستی و طبق استانداردهای ضبط شده انجام شوند.

5. آموزش سیستمی و پرسنل

سیستم سازی امور در کسب و کارهای کوچک، آموزش های لازم را در اختیار کارکنان و پرسنل مجموعه قرار می دهد تا تمام کارها به صورت اصولی و تحت استاندارد های لازم اجرا شوند. به عنوان مثال یکی از مهم ترین مواردی که کارشناسان بخش فروش باید نسبت به آن آگاهی داشته باشند.

مهمترین ابزارهای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

سیستم سازی امور کسب و کارهای کوچک با استفاده از ابزارهای مختلف جهت ساده سازی فرآیندها انجام می گردد تا سرعت بالاتر و درصد خطای کمتری داشته باشد.

نرم افزار تنظیم نقشه فرایند و مایند مپ

نرم‌افزارهای رسم فرایندهای کاری مانند microsoft visio یا miro و سایر نمونه ها به درک بهتر و شفاف سازی هر بخش کمک می کنند.

نرم افزار ارتباط با مشتریان (crm)

نرم‌افزار‌های CRM به بخش های مختلفی از تعاملات بین مجموعه، محصولات و مشتریان می پردازند. مهم ترین دلیل استفاده از این ابزار، این است که بدانید مدیریت محصول چیست و چطور بهبود می یابد؟ چراکه با کسب دیتای لازم و نظرسنجی از مشتریان می توان به عمر مفید محصولات و رفع نیاز کاربران کمک کرد.

نرم افزارهای باشگاه مشتریان و گیمیفیکیشن

نرم‌افزار باشگاه مشتریان یا گیمیفیکیشن می تواند با استفاده از داده های ثبت شده مشتریان و ایجاد فرصت های جذاب مانند فرآیندهای بازی سازی، نظرسنجی و رتبه بندی آنها، مشتریان را نسبت به سازمان وفادار‌تر کرده و برای ادامه همراهی، آن ها را ترغیب نماید. برای سیستم سازی کسب و کارهای کوچکی که به صورت حضوری فعالیت دارند، می توان از دستگاه باشگاه مشتریان استفاده کرد. وجود چنین ابزاری در فروشگاه های محلی و حضوری، این امکان را فراهم می سازد که افراد در هنگام خرید، اطلاعات خود را ثبت کنند و این فرآیند را سریع تر و دقیق تر پیش ببرند.

نرم افزا‌رهای مدیریت پروژه

در سیستم سازی فرایندها، برای مدیریت بهتر و بررسی عملکرد کارکنان، می توان از ابزارهای مدیریت پروژه مانند “trello, mizito,slack” یا سایر موارد استفاده کرد.

مزایای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

سیستم سازی امور و سازمان در کسب و کارهای کوچک چند مزیت بسیار مهم دارد.

افزایش بازدهی

مهم ترین مزیت سیستم سازی فرایندها در کسب و کار، ساده سازی آن ها می باشد که باعث سرعت بخشیدن امور ، بهینه‌ سازی و بهبود بازدهی در تمام بخش ها می گردد. زمانی که این نوع سیستم‌ سازی با اصول تبلیغات موثر همراه شود، نتیجه آن رشد هماهنگ و هدفمند در تمام جنبه‌ های بازاریابی و مدیریت سازمان خواهد بود.

بهبود کنترل کیفیت

با سیستم سازی سازمان، تمامی فرایندها و وظایف به درستی و طبق اصول تعیین شده انجام می شوند و در نهایت موجب افزایش رضایت مصرف کنندگان و مشتریان نسبت به محصولات و خدمات شرکتی می گردد.

کاهش میزان درصد خطا

به دلیل شفاف سازی و بررسی دقیق امور در فرآیند سیستم سازی، پرسنل مجموعه نسبت به وظایف خود آگاهی کامل را بدست می آورند و میزان درصد خطا را تا حد امکان کاهش می دهد.

آموزش و تعلیم سریع راحت پرسنل جدید

سیستم سازی امور، فرآیند آموزش و تعلیم را به صورت دقیق و مطابق با چارچوب مشخص، تعریف می کند که برای کارکنان جدید در مجموعه، می تواند مسیر آموزش و تعلیم پرسنل را سرعت ببخشد.

صرفه جویی در وقت و هزینه

در ابتدای امر اجرای فرایند سیستم سازی کسب و کارهای کوچک، شاید از نظر هزینه و صرف زمان چالش برانگیز باشد؛ اما به مرور زمان با انجام امور به صورت خودکار و یکپارچه، نه تنها از نظر زمان نتیجه بهتری خواهد داشت، بلکه از سردرگمی ها و خطاها جلوگیری می کند.

مقیاس پذیری بهتر

با سیستم سازی امور کسب و‌ کار، می‌توان تمامی شاخص های مهم و کلیدی را به صورت مقیاس پذیری تعریف نمود تا پس از آن قابلیت اندازه گیری و مقایسه جهت بررسی و بهبود آن ها وجود داشته باشد.

تصمیم گیری بر مبنای داده

با پیشبرد فرآیندهای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک می توان تمام تصمیمات را براساس داده های بدست آمده، سیستماتیک و مطابق با اسناد حقیقی انجام داد تا به نتایج بهتر و حقیقی تری دسترسی پیدا کرد.

تفاوت سیستم سازی کسب و کارهای کوچک و بزرگ

کسب و کارهای کوچک همانطور که در سایر شرایط و موقعیت ها، با کسب و کارهای بزرگ متفاوت عمل می کنند، در حوزه سیستم سازی نیز با نمونه های بزرگ تفاوت دارند.

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

سیستم سازی برای کسب و کارهای کوچک باعث جلوگیری از انجام امور به صورت کاغذی و توسط افراد می گردد، علاوه بر آن حضور مدیر و تصمیمات او در اجرای فرآیندها و وظایف کارکنان را کاهش میدهد. اقدام دیگری که با سیستم سازی امور سازمان های کوچک صورت میگیرد، کاهش پیچیدگی، پراکندگی و تخصصی کردن وظایف می باشد.

سیستم سازی کسب و کارهای بزرگ

کسب و کارهای بزرگ با فرایند سیستم سازی امور شکل می گیرند و چالش ها و مشکلات آن ها نسبت به نمونه های کوچک متفاوت است؛ زیرا به دلیل حجم کاری بالا، پیچیدگی امور و احتمال درصد خطا افزایش می یابد. از سوی دیگر، برای بررسی و اندازه گیری شاخص های کلیدی با چالش های مختلفی ممکن است روبرو گردند. در نتیجه سیستم سازی در کسب و کارهای بزرگ به منظور نظم و هماهنگی بیشتر برای امور انجام می شود.

جمع بندی؛ چرا سیستم سازی کسب و کارهای کوچک اهمیت دارد؟

سیستم سازی امور در سازمان های کوچک باعث ساده سازی و مدیریت بهتر وظایف می گردد و وابستگی افراد به مدیریت را کاهش می دهد. برای این کار باید تمامی وظایف را به صورت دقیق اولویت بندی و مستندسازی کرد تا فرآیند پیگیری، توسط متخصصین حوزه مربوطه بررسی شوند. علاوه بر آن، تمامی شاخص ها و امور اجرایی این پروسه را می توان با استفاده از ابزارهای کاربردی مانند نرم افزارهای باشگاه مشتریان، CRM و غیره اندازه گیری و مدیریت کرد.

در صورتی که به سیستم سازی کسب و کارهای کوچک علاقه مند هستید، می توانید از افراد متخصص و مجموعه های فعال این حوزه مشاوره دریافت نمایید. باشگاه مشتریان تارگت با ارائه تمامی خدمات و ابزارهای مورد نیاز، نرم افزارها و دستگاه های کاربردی شما را در این مسیر همراهی می کند.

قیمت باشگاه مشتریان تارگت شفاف، اقتصادی و مقرون به صرفه است و به شما کمک می‌ کند تا وفاداری مشتریان را افزایش داده، خریدهای تکراری را بیشتر کنید و فروش خود را چند برابر نمایید.
با خرید نرم افزار باشگاه مشتریان تارگت، مسیر وفادارسازی مشتریان را برای همیشه هموار کنید!

سوالات متداول در مورد سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

فرایند سیستم سازی کسب و کار چیست؟

به فرایند سازماندهی و بهینه‌سازی برنامه های پراکنده انسانی و بر مبنای ذهنی، به صورت مقیاس پذیر، هماهنگ و اجرا به صورت خودکار و یکپارچه صورت می گیرد.

سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک چه تفاوتی با کسب و کارهای بزرگ دارد؟

این فرایند در کسب و کارهای کوچک بیشتر برای آزادسازی و مدیریت ذهن مدیر به برای تمرکز بیشتر بر روی فرصت ها و چالش ها و رقابت پذیری بیشتر می باشد در حالی که در کسب و کارهای بزرگ به جهت هماهنگی و مدیریت بهتر امور صورت می گیرد.

فرایند سیستم سازی شامل چه مراحلی می گردد؟

برای اجرای فرایند سیستم سازی، باید مراحلی مانند “اولویت بندی امور مستند سازی، آموزش و تعلیم، واگذاری امور به متخصصین و بهینه سازی فرایند” طی شود.

مهم ترین ابزارهایی که می‌ توان برای سیستم سازی کسب و کار استفاده کرد که مواردی هستند؟

برای این کار می توان از نرم افزارهای مدیریت پروژه، ارتباط با مشتری، باشگاه مشتریان و گیمیفیکیشن و سایر موارد استفاده نمود.

منبع : flowster.app